Pour organiser votre prochain repas d’entreprise ou pour animer les journées portes ouvertes de votre point de vente, autant savoir précisément ce qui vous attend. Avec Topsoirée, l’animation de soirée d’entreprise en Vaucluse devient simple en quelques clics.

Organiser un événement d’entreprise, une tâche exigeante et spécialisée, la première étape : les préparatifs

Si vous devez organiser une soirée de fin d’année pour réunir tous les collaborateurs de votre entreprise, un séminaire Team Building ou même une journée Portes Ouvertes, qui allez-vous charger de la préparation de cet événementiel entreprise ? Excepté dans les très grandes entreprises, vous ne disposez d’un service spécialisé dans l’organisation de ces animations, et vous confierez alors cette difficile organisation d’une soirée d’entreprise à une personne (ou groupe de personnes), qui n’en a pas l’habitude.  Celle-ci devra alors commencer par identifier les contours de cet événementiel d’entreprise :

• Qui va participer à cette soirée d’entreprise ?
  • • Les salariés uniquement (Repas de fin d’année par exemple, …)
    • Les clients ou les meilleurs clients (inauguration d’un nouveau service, lancement d’une nouvelle collection, …)
    • Les prospects ou le public en général (Journée Portes Ouvertes, Inauguration d’un point de vente, …)
    • Les partenaires (Séminaire de présentation du résultat, …. )

• Quelles sont les activités prévues au cours de cet événementiel d’entreprise ?

Les activités proposées aux participants ne peuvent pas être listées tant elles sont nombreuses et différentes en fonction de la nature de cette soirée d’entreprise. Pour un Team Building, les activités sportives pourront être envisagées, alors que des formes plus ludiques devront être proposées pour une journée Portes Ouvertes et même des animations festives au cours d’un repas de fin d’année, tout simplement. Il faudra en revanche réfléchir aux moyens disponibles pour inciter les participants à être plus actifs au cours de cette journée :

• • • • Des cadeaux publicitaires pour attirer le public le plus large possible
      • Des animations musicales pour mettre de l’ambiance et rendre le moment plus convivial
      • Des spectacles ou des activités artistiques pour attirer l’attention
      • …

• A quelle date et où allez-vous organiser cet événementiel ?
  • • La date est-elle importante ? (Repas de fin d’année, Anniversaire de l’ouverture de votre point de vente, …)
    • Choisir une date, qui n’est pas concurrencée par d’autres événements majeurs comme la foire de votre ville, …
    • Dans les locaux de l’entreprise, et il faut alors penser à la décoration
    • Dans une salle ou un hôtel en fonction de la configuration des différents lieux
    • …

SAVE THE DATE C’est à l’issue de cette étape, que la personne chargée d’organiser l’événementiel d’entreprise, devra alors envoyer les invitations pour que le plus grand nombre puisse bloquer la date.

• Quel est le budget consacré à cette animation de soirée d’entreprise ?

Le budget doit être clairement défini, sous peine de placer la personne en charge de cet événementiel dans l’embarras et dans l’impossibilité de mener sa mission jusqu’au bout. Et il n’est pas facile de se faire une idée du budget total pour un événementiel d’entreprise.

Lorsque vous avez passé en revue ces 4 étapes préparatoires, vous allez pouvoir commencer à vous lancer dans la préparation concrète de cet événementiel, et ce ne sera pas la chose la plus aisée.

Organiser une soirée pour une entreprise, la phase concrète pour réussir cet événementiel

Il va donc falloir concrétiser toutes les décisions, que vous avez prises au cours de la première étape. La mission va être d’autant plus délicate, difficile et chronophage, si la personne en charge de cette mission n’y est pas habituée. En effet, il va falloir choisir les professionnels de l’animation de soirée et de l’événementiel mais aussi recruter les artistes, qui pourront répondre favorablement à vos demandes. Et pour une personne extérieure à ce secteur d’activité, cette sélection n’est pas aisée :

• Sur quels critères faut-il se baser ?
•  Quel élément est à vérifier absolument pour un traiteur ? pour un chanteur ? pour un loueur de salle ?
• Le prix proposé sur le devis est-il conforme aux tarifs habituels du marché ?
• Le professionnel contacté est-il sérieux et rigoureux ?

A chacune de ces questions, il faudra effectuer les recherches nécessaires, et la sélection de ces professionnels se transforme vite en une tâche chronophage et démoralisante. Bien souvent, c’est à une assistante commerciale, une secrétaire, un employé administratif, … que l’on confie cette mission quant à l’organisation d’une soirée d’entreprise. Et chaque question est une source de stress supplémentaire puisque ce responsable de l’organisation est pleinement conscient, que son travail sera jugé après la soirée d’entreprise ou l’événement qu’il essaie de mettre sur pied.

Un partenaire pour organiser plus efficacement son événementiel d’entreprise

La question de l’externalisation de cette préparation peut alors se poser, même si les PME et plus encore les TPE rechigneront à alourdir le budget de cet événementiel d’entreprise en faisant appel à une agence de communication par exemple. Pourtant, il existe des solutions simples et reconnues pour leur efficacité. Dans le département du Vaucluse, les entreprises peuvent ainsi faire appel à Topsoirée, le premier groupement d’artistes et de professionnels de l’animation de soirée. Si en tant que chef d’entreprise, vous confiez cette délicate mission à un(e) de vos collaborateurs (trices), vous pourrez l’inciter à utiliser les services de Topsoirée :

1. Topsoirée vous aide à organiser votre soirée d’entreprise sans coût supplémentaire

2. Avec Topsoirée, vous avez accès à des artistes et des professionnels de la soirée d’entreprise déjà sélectionnés pour leur professionnalisme et leur rigueur

3. Avec Topsoirée, les devis sont gratuits et peuvent être obtenus en quelques clics

4. Avec Topsoirée, vous restez maître de vos décisions puisque vous n’avez aucune obligation 

5. Avec Topsoirée vous pouvez réserver directement en ligne sans perdre de temps

6. Avec Topsoirée, vous vous assurez de faire appel à des professionnels et à des artistes, qui ont l’habitude de travailler ensemble

Voilà comment une tâche chronophage et démoralisante peut devenir une tâche valorisante et productive, alors à vous de vous décider maintenant, mais si vous souhaitez organisez une soirée d’entreprise dans le Vaucluse, adoptez le réflexe Topsoirée, tout simplement.