Réussir son événementiel : Organiser un événement, bien définir les projets événementiels

L’organisation d’événements peut répondre à de multiples objectifs, viser différentes cibles et prendre d’innombrables formes. Le stage de team-building ne se prépare de la même manière qu’un cocktail pour la relation-client. L’organisation de séminaires ne repose pas sur les mêmes principes que la préparation de vos salons professionnels.

La création d’événements doit ainsi répondre à plusieurs aspects incontournables :

• Quel(s) Objectif(s) poursuivent ces opérations événementielles ?
  • Renforcer l’image de marque de l’entreprise et sa notoriété
  • Recruter de nouveaux clients et/ou renforcer sa stratégie de fidélisation
  • Promouvoir les lancements en tout genre (inauguration d’une nouvelle boutique, lancement de produit, …)
  • S’engager dans une stratégie de sponsoring (événements sportifs sponsorisés par une marque, …)
  • Fédérer les équipes et créer une véritable communauté autour d’un projet
  • …
• A qui s’adresse cette production événementielle ? Selon les types d’événements, les cibles ne seront pas les mêmes. Il pourra s’agir des meilleurs clients, des partenaires et fournisseurs les plus importants, du grand public, d’événements privés réservés à des convives sélectionnés, ….
• Quel genre d’événements est le plus approprié ? Un rallye découverte, un voyage de tourisme d’affaires, une soirée avec traiteurs, un spectacle vivant, une soirée musicale, ….
• Organiser cet événement aura-t-il un effet positif sur l’activité de l’entreprise ? Il s’agit ici, en fonction des buts et des cibles définies, de définir les indicateurs, qui permettront de juger de l’efficacité de ces créations d’événements. Il peut s’agir du nombre de clients recrutés, du CA généré, du nombre de mentions dans la presse nationale, régionale, ou sur le Web, …
• Quel est le budget global de ces opérations et soirées événementielles ? Votre budget n’est pas extensible à l’infini et connaître les budgets envisageables reste nécessaire pour ne pas connaitre de désillusions.
• …..

A ce stade, vous ne savez pas encore si vous allez confier cette structure événementielle à un organisateur d’événements pour une solution clé-en-main, ou si vous allez gérer cela en interne. En vous posant ces questions, vous élaborez le projet encadrant cet événement professionnel. Si vous n’êtes pas assez rigoureux, les aspects opérationnels risquent d’être négligés. Alors pour faire de votre événement une réussite, il vous faudra prendre grand soin de rédiger ce document initial.

Ne pas confondre agence de communication et agence événementielle pour la bonne réussite de l’événement

Organiser des événements implique donc une grande spécialisation de vos équipes et / ou de faire appel à un expert de l’organisation de vos événements. Avant de vous expliquer cela en détail, il est essentiel de faire la différence entre les organisateurs de cet événement (entreprise de gestion d’événement, vos services en interne) et les pros chargés de l’information-communication autour de cet événementiel entreprise (service de communication de votre entreprise, agences de communication, votre directeur de la communication assisté d’un (ou plusieurs) prestataire(s), …).

Englobant les métiers de la communication, l’agence de communication va prendre en charge la stratégie de communication, que ce soit à destination des convives mais aussi pour les relations presse. Elle gère le relationnel à chaque étape de votre projet événementiel. La communication événementielle recouvre tous les domaines possibles, depuis le choix des supports de communication jusqu’à l’optimisation de la communication digitale.