Le budget d’un événementiel. C’est une question souvent passée sous silence s’agissant de l’événementiel entreprise et pourtant elle s’avère incontournable : le budget d’une soirée d’entreprise. Topsoirée répond à vos questions et vous offre un modèle gratuit alors laissez-vous guider tout simplement.
Le budget d’un événementiel, pourquoi bien le préparer ? Pour la réussite de votre évènement d’entreprise
Vous souhaitez organiser une soirée d’entreprise à Avignon, ou préparer l’événementiel pour booster votre activité dans le Vaucluse, alors commencez par établir le budget prévisionnel de cette manifestation. Spécialiste reconnu de l’évènementiel entreprise dans le Vaucluse et même dans toute la région PACA, Topsoirée vous conseille de ne surtout pas négliger cette phase de préparation de votre budget événementiel.
Parce que ce budget prévisionnel doit représenter un document officiel, partagé avec tous les services de l’entreprise mais aussi avec les prestataires et autres fournisseurs, il vous impose de définir précisément votre soirée d’animation, votre séminaire Team Building, votre repas de fin d’année ….en répondant aux principales questions :
- Qui est concerné ? Et qui sera invité ?
- Quel est l’objectif précis de cet événement d’entreprise ? L’objectif peut être chiffré (par exemple un CA de XX euros pour une journée d’animation consacrée au lancement d’une nouvelle collection) ou plus subjectif (renforcer les liens d’une équipe au cours d’une soirée conviviale et festive). En revanche, les objectifs doivent être clairement identifiés.
- Quels sont les services intervenants pour l’organisation de cet événement d’entreprise ?
Le budget d’un événementiel implique de préciser votre projet, ce qui renforce l’efficacité des démarches que vous allez ensuite accomplir.
Mais établir le budget d’un événement d’entreprise, c’est aussi se poser les questions financières et matérielles, incontournables si vous voulez atteindre vos objectifs. La manifestation sera-t-elle organisée au sein de l’entreprise ou au dehors ? Faut-il prévoir des solutions d’hébergement pour les participants ? Quelles seront les animations à mettre en place ? Et qu’en est-il du choix du traiteur pour événement d’entreprises ? … Il n’est pas possible de lister toutes les problématiques, entourant ce budget prévisionnel de l’événementiel d’entreprise, mais à chaque question, il vous faudra penser aux objectifs que vous vous êtes définis (rédaction du projet) mais aussi aux questions financières.
Quelle est la fourchette haute pour le budget son et lumière de votre événement ? Et la fourchette basse ? Et le budget prévisionnel ? Chaque poste de dépenses doit faire l’objet de ce type de questionnements, alors autant vous dire que pour réussir à le préparer dans les meilleures conditions, autant faire appel à un spécialiste reconnu (demandez votre devis à Topsoirée pour disposer d’une base fiable pour ce budget prévisionnel).
Si vous avez défini des objectifs chiffrés pour cet événementiel, il vous faudra les reporter ici. Une fois le travail terminé, vous avez donc un budget prévisionnel répondant à vos critères, et ce n’est qu’à partir de ce moment-là, que vous allez pouvoir passer à une autre étape toute aussi essentielle de l’organisation d’événementiel d’entreprise : la préparation concrète. Nous vous l’expliquerons dans un prochain dossier.
Et vous, comment préparez-vous vos événements d’entreprise ? Prenez-vous le temps de bien réfléchir à ce budget prévisionnel ?
