Après deux ans de crise sanitaire, l’organisation événementielle retrouve des couleurs et des entreprises aux comités des fêtes, tous les acteurs économiques ont besoin de retrouver le chemin de ces manifestations événementielles.

L’organisation événementielle en 2022 après deux ans de crise sanitaire

Pendant deux ans, planifier des événements a été particulièrement difficile en raison de la crise sanitaire du Covid-19. La réalisation des événements dépendait des règles édictées par les autorités sanitaires. Organiser des séminaires fut ainsi rendu impossible par les confinements successifs, et même l’organisation de mariages fut perturbée par ces impératifs de distanciation sociale. Quels que soient les types d’évènements, chaque agence événementielle ou chaque spécialiste chargé de communication a éprouvé de grandes difficultés à répondre aux innombrables attentes, exprimées par ses clients. En 2022, la stratégie événementielle peut à nouveau s’inscrire dans les ambitions des entreprises, des collectivités locales et autres comités des fêtes. Les rassemblements en tout genre peuvent à nouveau être organisés et les sites événementiels se réjouissent de voir le niveau d’activité 2022 atteindre 90 % de ce qu’il était en 2019. Bien évidemment, la gestion des événements aujourd’hui restera marquée par ces deux années complexe, et même si le choix d’un lieu événementiel constitue à nouveau une priorité, les formats hybrides (présentiel et distanciel) continueront de séduire une partie des entreprises.

L’organisation d’évènements en 2022 : marquer les esprits ou se retrouver ?

Les événements professionnels (Organisation de séminaires, Team-Building, soirées de gala, Événementiel sportif, Rallye, Cocktail dînatoire pour des lancements de produits, ….) et les événements privés (Organisation de mariage, fêtes de famille, …) peuvent donc à nouveau être organisés dans des conditions quasi-normales. Ces événements privés ou professionnels peuvent prendre de multiples formes et impliquer différents organisateurs.

Qui est concerné par l’organisation d’événements ?

L’organisation d’événements – Topsoirée se concentrera ici sur l’évènement professionnel uniquement – peut répondre aux attentes des entreprises, des mairies et des collectivités locales, d’administrations ou même d’association comme les comités des fêtes. Chaque projet événementiel sera unique et différent des autres.

Qui sera l’organisateur d’événements ? Une réponse à personnaliser

Tout dépendra de la nature des projets événementiels concernés. En fonction du nombre d’évènements organisés chaque année, une entreprise pourra disposer d’un pôle événementiel dédié et dirigé par un chef de projet. De plus petites structures pourront faire appel à une agence d’événementiel pour l’organisation d’une soirée unique comme un arbre de Noël. D’autres encore demanderont une assistance spécifique autour des évènements (recherche d’un prestataire technique, recrutement d’un intermittent du spectacle, recherche d’une location de salle, …). D’autres, comme les comités des fêtes, rechercheront des solutions clés-en-main en faisant appel à un partenaire, se révélant à la fois agence de spectacle, agence conseil en communication et spécialiste de la production événementielle. Pour certaines soirées d’entreprises, certaines ne rechercheront qu’une agence de communication voire spécialisée en communication digitale.

Quelle checklist pour organiser un événement en 2022 ?

Si les soirées d’entreprise ne se ressemblent pas, organiser des événements constitue donc une tâche spécifique, renouvelée à chaque création d’événements. Cependant, pour la soirée dansante organisée par le comité des fêtes de votre village comme pour le séminaire d’entreprise ou pour le lancement de produit, plusieurs étapes se révèlent incontournables :

1. La définition de la nature de l’opération événementielle: Pour un spectacle clé-en-main ou pour la participation à des salons professionnels, cette étape préliminaire peut être simplifiée. En revanche pour une soirée d’entreprise, cela nécessite de définir les cibles (qui seront les convives ?), les objectifs de ces soirées événementielles (renforcer votre notoriété et votre image de marque), d’identifier les indicateurs pour mesurer les retombées en fonction de votre stratégie de communication et d’élaborer votre budget.
2. Les préparatifs pour l’organisation d’un évènement: En fonction du genre   d’évènement préparé, cela peut impliquer l’élaboration d’une étude de marché, d’un business-plan, d’un plan de communication. Dans tous les cas, il faudra alors choisir chaque prestataire événementiel nécessaire à l’ingénierie de l’événementiel. Marketing événementiel, recherche du lieu de l’évènement, communication événementielle (relations publiques, relation-presse, …), logistique événementielle (invitations à envoyer, traiteur et prestataires à recruter, badges à créer, hôtesses à prévoir, …). Chaque détail doit être pris en compte pour pouvoir préparer cette manifestation en toute sérénité.
3. Du métier d’organisateur à celui de chef d’orchestre: Il faudra ensuite gérer l’événementiel en lui-même, s’assurer qu’aucun problème de sonorisation ou de mise en lumière ne vienne perturber le spectacle vivant organisé, ou que les traiteurs seront opérationnels au moment souhaité …. Il existe de multiples imprévus potentiels autour des événements et la réactivité fait partie des clés de la réussite de cette logistique.
4. Faire la synthèse de l’événementiel afin d’identifier les forces et les faiblesses de cette chaine d’organisation, afin d’optimiser les prochaines manifestations.