De l’organisation de votre mariage à la préparation d’un séminaire d’entreprise, tous les événements nécessitent une préparation rigoureuse. Quels sont vos objectifs ? Combien d’invités seront présents ? Quel sera le thème de cette animation de soirée ? De quel budget disposez-vous ? … Une fois ce travail préparatoire terminé, le marathon peut alors commencer, … alors préparez-vous !
Entre un an à 6 mois avant votre évènement, le choix du lieu de votre soirée
Le cadre de l’évènement, que vous vous apprêtez à organiser, doit être choisi et réservé bien en amont. Bien que Topsoirée est en mesure de vous aider à organiser une soirée au dernier moment dans des délais record, nous vous conseillons de choisir votre salle ou votre restaurant entre un an et 6 mois à l’avance.
Puisque vous avez défini les spécificités de l’évènement, que vous allez organiser, assurez-vous que votre salle de mariage sera suffisamment grande pour accueillir tous les invités, ou que le restaurant retenu pour votre repas d’entreprise offrira le cadre convivial que vous aviez imaginé.
Réserver longtemps à l’avance vous garantit de disposer d’un local adapté mais vous permet aussi de vous lancer dans les opérations de communication. Puisque vous disposez désormais de l’adresse de cet événement, vous pouvez envoyer vos faire-part et vos cartons d’invitation.
Entre 5 mois et deux mois avant votre animation, peaufinez votre organisation et préparez-vous en toute sérénité
Tout dépendra des objectifs, que vous vous êtes fixés et du budget, que vous avez défini. Le choix du traiteur fait partie des missions, qui vous sont assignées au cours de cette période. Buffet champêtre ou service à table, cuisine traditionnelle ou repas thématique, … Votre soirée sera-t-elle animée par un DJ et/ou préférez-vous faire vibrer les invités avec un spectacle de magie, de danse ou même un concert privé. Toutes les audaces sont possibles et toutes les envies permises, alors laissez-vous guider par les conseils de Topsoirée. Plus tôt, vous aurez organisé l’ensemble de votre évènement, plus vite vous gagnerez en sérénité.
Un mois avant le jour J, les derniers préparatifs pour un moment à la hauteur de vos ambitions
La pression monte, et dans quelques jours, le grand jour sera arrivé. C’est le moment pour régler les derniers détails. A quelle heure doit arriver le DJ qui aura la charge d’animer le cocktail ? Le photographe ou le vidéaste, que vous avez sélectionné, restera-t-il présent tout au long de vos animations ? A quel moment pourrez-vous décorer la salle de réception ? … Assurez-vous d’avoir une réponse à chacune de vos questions.
C’est également à ce moment-là, que vous pourrez effectuer un dernier point sur votre liste d’invités.
L’organisation de soirée, une tâche complexe et chronophage pour un évènement à vivre pleinement
Le jour J est arrivé, et vous allez pouvoir profiter de toute cette énergie, que vous avez déployée à l’organiser. Bien sûr, chaque organisation de mariage, chaque séminaire d’entreprise, chaque événement professionnel implique des contretemps, que vous devrez solutionner au dernier moment. Mais rassurez-vous, si vous avez suivi les conseils de Topsoirée, le premier groupement d’artistes et de professionnels spécialisés dans l’animation de soirée en Vaucluse, vous pourrez le vivre pleinement et intensément, alors profitez-en, tout simplement !
Et vous, besoin de conseils pour préparer le rétroplanning de votre organisation de soirée ? Ou des conseils à donner ou un retour d’expériences à partager ?
